档案的拆封需要遵循一定的程序和规定,以下是一些基本的步骤和注意事项:
档案拆封需要有正当理由,例如在归档、整理、移交等情况下,由档案保管单位的人事人员按照规定程序拆封。
如果因工作需要查阅档案,如单位政审或对员工简历真实性的审查,需提供相关证明材料到档案保管部门调阅档案,并由人事部门按规定程序拆开档案供其查阅后,再封存归位。
小心拆封:先用剪刀沿档案袋边缘剪开密封条,再轻轻撕开档案袋,注意不要损坏里面的文件。
整理文件:将档案中的文件一一对应放好,一些档案可能还存在有袋子的,最好将其拆除并整理好放入新袋子中。
不得私自拆封:档案不能自己拿在手中,更不能私自拆开。如果档案袋没有被完全破坏,里面的材料又没缺少,可以回学校或原档案保管单位重新“封档”。
规范操作:拆封档案时,应当由有资质的人事人员进行,并确保拆封过程符合相关规定,避免对档案造成损害。
扫描和复印:拆好的档案要逐份进行扫描和复印,以便于电子化管理。
重新封装:查阅完毕后,应当由档案保管单位重新封装档案,并在封皮处加盖公章。
拆封后的档案应由档案保管单位继续管理,确保档案的完整性和安全性。
个人不得私自保管或拆封档案,否则可能会影响档案的传递和后续使用。
建议在需要拆封档案时,提前咨询相关档案保管单位,了解具体的拆封流程和规定,以确保档案的完整性和安全性。
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